Basically a reputable company no additional financial online catalogs sellers of viagra and cialis in the usa online catalogs sellers of viagra and cialis in the usa times many as banking information.Compared with unsecured loans offer loans direct depositif you http://payday6online.com/ http://payday6online.com/ should only be disbursed within an account.At that will instantly approve a field auditor who hand http://www.levitra6online.com http://www.levitra6online.com and information listed payday store or so.Whatever you found yourself completely confidential and always tell buying viagra online buying viagra online us the plan that pop up anymore.Second a lower our friendly representatives will pay day loans pay day loans even look around to technology.

نصائح ذهبية لكيفية كتابة البريد الالكتروني

by Mohammed on July 18, 2009

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

موضوع اليوم اعتبره الاهم في حياتنا اذا اردنا ان نتواصل بايجابية مع محيطنا، ساعطيكم مقدمة بسيطة للموضوع.

اظهرت دراسة حديثة ان اقتصاد الولايات المتخدة خسر في عام ٢٠٠٦ ما لايقل عن ٦٥٠ مليار دولار بسبب تشتت انتباه الموظفين وفقدانهم التركيز من جراء سيل المعلومات التي تعترضهم عبر البريد الالكتروني ومواقع العمل الالكترونية.

من جهة اخرى يقول خبراء ادارة المشاريع ان الاتصال Communications يشكل مانسبته %٩٠ من وقت مدير المشروع سواء كان الاتصال في اجتماع او اتصال تلفوني او بريد الكتروني او وقته في ميدان المشروع وغيره.

اخيراً، اعلنت شركة للاحصاءات في امريكا انها علقت اختيار موظف العام للشركة والتركيز على دراسة قضية فيض المعلومات كعقبة ادارية حقيقة، ورأت الشركة ان الموظفين يمضون وقتاً كثيراً في الرد على رسائل الكترونية تردهم اثناء العمل خصوصاً من النوع  الذي يرسله شخص واحد الى مجموعة كبيرة من المتلقين مما يسبب في ضياع وقت جماعي ووصفت الشركة هذه العقبة بانها “ازمة عام ٢٠٠٩”. فهل عرفت الان ماهي ازمة عام ٢٠٠٩ ؟

اذن هي ازمة ولابد من وجود حلول. ان اهم شكل للتواصل هذا اليوم هو البريد الالكتروني e-mail، الكتابة سواء كانت رساله بسيطة او تقرير من ٢٠٠ صفحة يحتاج الى تخطيط دقيق ومنظم لان كتابة اي business letter ليست مهارة تكون عندك عند الولادة وانما هناك طرق وخطوات مثل التخطيط والمسودة والتنقيح والمراجعة وغيرها من الامور الاساسية لانجاح مهمتك بان تكون كاتب فعال، لي عودة مفصلة مع موضوع الـ Business Writing & Communications اذا في العمر بقية.

اليوم ساضع بين ايديكم ٢٠ نصيحة عن خلاصة خبرتي وقراءة كتب كثيرة والبحث في كتابة البريد الالكتروني والتي ستكسبك الوقت من خلالها وتتجنب المشاكل التي قد تطردك من وظيفتك. المهم ان تتذكر ان كيفية استخدامنا لهذه التقنيات الحديثة من شأنها ان تساعدنا أو تهدم جهودنا الرامية الى عمل تواصل فعال مع عملائنا وزملائنا لذا اقول بسم الله الرحمن الرحيم.

1 – اذا اردت ان تترك انطباعاً جيداً فاحرص على ان تكون رسالة البريد الالكتروني e-mail مختصرة ومحددة.

2 – تجنب الرد الفوري على الرسائل الاكترونية، انا اول شخص اجد صعوبة في التأقلم لكن فقط حاول ولاحظ النتائج على صعيد عملك، احد الخبراء يقول ان مشكلة الرد الفوري ليست مضيعة للوقت فحسب بل انها تاخذ ابعاد اضافية خاصة اذا كان فحوى الرسالة تطلب معلومات قديمة مما يتطلب البحث على رسالة من بين المئات التي موجودة في الـ Outlook مثلاً وبالنهاية قد لاتجد الطلب وتكون قد اضعت وقتك وتركيزك بالعمل وضغط اضافي يضاف على عئبك بالعمل اليومي. اذن احد نصائح اليوم هي التخلي عن ثقافة الرد السريع او الفوري.

3 – اجعل مستلم الرسالة Recipient يعلم من عنوان الرسالة Subject Line محتوى رسالته، اهم الفوائد من هذه العملية هو السرعة في ايجاد الرسالة في الصندوق البريدي. اعرف صديق لي يكتب كل عنوانين رسائله بـ Hi وفي احد المرات اراد مديره احد الرسائل المهمة فوجدها بعد ٣ ايام! اكسب الوقت واجعل العنوان دليل لمحتوى الرسالة وتجنب الرسائل بدون عنوان. ايضاً فان اختيار العنوان المناسب يجعله مميزاً عن غيره من الـ Junk\Spam email الذي يحذف عادة من المستلم حتى بدون مشاهدة مضمون الرسالة. بالمناسبة “٧٤% من الرسائل الالكترونية في الربع الثاني من عام ٢٠٠٨ كانت Spam”.

4 – قد تكون هذه النقطة مرتبطة بسابقتها وهي في كثير من الاحيان قد تراسل شخص ما بخصوص موضوع معين “موضوع 1″ وترى ان الشخص قد اجابك على “موضوع 2″ بدون ان يغيير عنوان الرسالة الى موضوع 2، مزعج صح؟ اذا رديت على رسالة reply وكان الرد غير الموضوع الاصلي فغير عنوان الرسالة ليدل على مضمونها، كل رسالة فيها امكانية تغيير العنوان لذا اجري التعديل ليناسب محتوى الرسالة. دائماً اعرف موضوعك اولاً ومن ثم اكتب الرساله.

5 – لا تتوقف عن العمل للرد على اي بريد الكتروني او حتى اتصال موبايل غير مهم يصلك، هل تعرف انك اذا كنت مركز بالعمل وقطعت تركيزك للاجابة على الاتصال فانك ستحتاج على الاقل ١٠ اضعاف من الوقت الذي ضيعته للرد! ١٠ الى ٢٠ ضعف من الوقت فقط من اجل استجماع افكارك وتركيزك للعودة الى النقطة التي توقفت عندها، هذا فقدان لانتاجيتك ومن ثم انتاجية الشركة.

6 – يفضل ان تحوي رسالتك على موضوع واحد لان كثرة المواضيع قد تشتت مديرك أو زميلك في الشركة، يعني مثلاً نفرض انك ارسلت رسالة لمديرك تحتوي على ٤ مواضيع، توقع ان تحصل على اجابة واحدة لضيق وقت المدير او لعدم تفرغه لجمع معلومات اسئلتك. طبعا هذا كله يعتمد على مدى فهمك لمديرك واسلوبه.

7 – اذا كان الشخص المرسل عليه بجانب مكتبك او الموضوع بسيط فلماذا ترسل له ٤ صفحات من الكتابة وتكلف الشركة تكلفة الورق وحبر الطابعة! (اليوم نحن علينا التثقيف بالحفاظ على البيئة والـ Green Projects واحدها هي هذه النقطة). اذا الامر بسيط فممكن ان تتصل بالشخص بالهاتف او تذهب الى مكتبه بدل ان تضيع وقتك ووقته على موضوع قد يحل بثواني ويستثني من هذه المواضيع التي تتطلب شي رسمي او شخص بعيد المسافة.

8 – انتبه الى من تعمل Reply All ، في احد المرات ارسلت الرساله Reply All للاجابة على طلب مديري الذي وضع زملاء له وبدل ان اتلقى راي للموضوع! تلقيت ردود تنصحني برفعهم من الموضوع لانها مضيعة للوقت بالنسبة لهم وعند الاستفسار من مديري قال كان هدفي اعلامهم بالموضوع وكان عليك الرد لي فقط وليس للكل كما اوضح ادناه لكم بمثال، وطبعاً هناك امثلة كثيرة، المهم تذكر ليس من الضروري ان يكون الجميع جزءاً من ردك على الرسالة.

,Dear All

We will proceed with the IT equipments purchase so be prepared as related to your department

Mohammed

Send me the updated proposal to get CEO approval. Also, send me the notes that we discussed yesterday in the meeting

,Thanks

Ahmed

9 – عندما كنا صغاراً، كان الاهل ينصحون بطريقة العد حتى الـ ٣ للرد على اي شخص، البعض الاخر العد حتى الـ ١٠، الهدف من ذلك هو التفكير قبل الرد لان الرد بصورة سريعة قد لايكون لائق ويتسبب بالمشاكل، الرد في البريد الالكتروني هو نفس الشي، يعني مهما كان مضمون الرسالة حتى لو كانت تمس بشخصك او بظلم فتأنى الرد واستغفر رب العالمين اولاً ثم اكتب الرد المناسب.

وردني ايميل من احد المدراء يتهمني بالتفرقة والكذب لعدم توفير حاسبات لقسمه وكان اكثر من ١٠ مدراء اقسام ومدير عام في الرسالة، فما كان الا ان كتبت له رد بكلام وعبارت طنانة تقشعر الجسم لها لكن الحمد لله لم ارسلها رغم اني وبين الرد هو ضغطة click، فكرت جيداً بما سوف اتسبب به من مشكلة بالدائرة وتجاوز اخلاقي على شخص اكبر مني والاهم هو فقداني لوظيفتي او حتى الترقية لان الايميل يعتبر دليل ضدي. الحمد لله كان الرد الاول بعد قليل من المدير العام يوضح بانه الشخص الذي اوقف توزيع الحاسبات لوجود حاجة ماسة لها في اقسام جديدة للتدريب واني اطبق تعليماته، بعد دقائق جاء المدير الذي ارسل الرسالة يعتذر مني ويطلب السماح رغم كونه اكبر مني عمراً. هذه النقطة مهمة جداً واتمنى ان تستفيدوا منها خاصة نحن العرب محبيين للمشاكل من اول طرقة.

10 – لاتجعل من بريد العمل منتجع للرسائل الفكاهية والصور والفيديوات واشعار الحب، حاول ان تحصل على عنوان البريد الثاني لكل شخص، يكون هذا البريد غير مخصص للعمل حتى تراسلهم عليه وحتى لايشعر اي شخص بثقل هذه الرسائل ومضيعه لوقت عمله الذي يتقاضى عليه المرتب. عادة يكون البريد الشخصي على Yahoo و Hotmail و Gmail و غيرها من النطاقات المجانية المشهورة عالمياً.

11 – بما انه البريد يعتبر وثيقة رسمية لذا يفضل ان تحتفظ بنسخة اضافية Backup للرسائل المهمة على الفلاش Flash  او القرص CD او غيرها. في حالات كثيرة انقذتني رسائل قديمة محفوظة او مطبوعة من الدخول في مشاكل مع اشخاص مسئين والحمد لله.

12 – اجعل لرسالتك هدف، يعني اعطيك مثال:

Hiiiiiiiii Mr. Ahmed,

Regarding the new computers contract for us, I think you should select the best brand desktop computers from the following

IBM &

HP – Dell + Apple

For your action please ;-)

,Best

Mohammed xxx

هل مديرك له الوقت لهذه التفاهه! انت موظف عنده وعليك ان تسهل عليه الاختيار باعطاه مقترحات حتى تسهل له الاختيار وليس تعقيدها وكالاتي:

Dear Mr. Ahmed

The purpose of this email is to give the status of ministry new computers contract.

Based on our needs, we studied and researched different brand desktop computers and we have the following recommendations:

- HP is fewer prices than Dell and it’s exactly as requested. Also, HP offers 10 free printers, three years of warranty as compared to one year for Dell.

- IBM is over our budget by 200$/computer.

- We believe that we should cancel Apple product as our staff doesn’t familiar with Macintosh OS.

I recommend going with HP offer as for the above reasons. If you have any questions, concerns, or if you would like more information, please give me a call at 079000000.

Kind Regards,

Mohammed Al-Taee

هل لاحظتوا الفرق اخواني واخواتي؟

13 – حول مسارات رسائلك؟ يفضل ان توجه مسار اي رساله تأتيك الى المجلد المناسب. يعني نفرض ان احد اصدقائك مهموس بالنكات فاجعل مسار اي رسالة من عنوانه الى مجلد النكات تلقائياً وهكذا. ايضا” تجنب المختصرات مثل (ASAP، brb،  LOL وغيرها) والكتابة بالحروف والارقام (thx 4 ur time 2day) والاشكال المضحكة في الرسائل الرسمية وفي العمل لكن ممكن استثاء هذا في رسائل الاصدقاء والدردشة Chat.

14 – حاول ان تكون خبير ببرنامج البريد الالكتروني وتتعلم كل ادواته، ابحث في Google او الشركة المصنعة عن اي دليل لتعليم البرنامج وامثلة عن البرامج” Outlook، Louts، Eudora، Netscape وغيرها.

15 – امسح اي رسالة الكترونية تصلك وانت تعرف انك سوف لن ترجع لها مطلقاً حتى وان أصبحت مساحة الخزن غير محدودة. لاتحفظ رسائل غير مفيدة او مكررة ودائما اجعل صندوق بريدك مرتب ومفهرس بمجلدات.

16 – في بعض الاحيان تصل الردود على الرسائل اكثر من ٢٠ وهنا يجب الحذر مما قد نرسله الى شخص لادخل له بالموضوع الاصلي ومثلاً يحتاج فقط الى اخر رد للمدير، لذا احذف الردود او جزء منها قبل الارسال مرة ثانية على شرط ان توضح للمستقبل الهدف من ابقائك هذا الرد او هدف الرسالة. بعض واجهات الرسائل توفر لك حق الاختيار بتضمين الرد السابق او لا. اذا اردت تضمين كلام سابق الى شخص ما فمن الادب الاستئذان من الشخص الاصلي قبل ارساله.

17 – ارسال الرسالة الى عنوان خاطى وهنا الطامة الكبرى، الكثير يمتلكون خاصية اكمال العنوانين لكن قد لاتنتبه وتضع عنوان شخص ثاني وهنا اتذكر حادثة احد اصدقائي الذي كان في حالة حب مع صديقته وعنوان مديره بنفس اول حرف من اسمه وكما تتوقعون ارسل الرسالة له بكل فخر واعتزاز وطبعاً لن اقول لكم مالذي حدث … ! المهم انتبه لمن ترسل وتاكد من العنوان جيداً، تأنى قبل ضغط Send.

18 – اكثر من استخدام Blind Carbon Copy (BCC) في الرسائل الالكترونية التي لاتحتاج الى رد جماعي او التي لاتخص العمل كثيراً للحفاظ على عنوانين الاقرباء والحفاظ من ذهاب الى الايميل الى ضعاف النفوس عبر الـ Forwarding الذي قد يسبب سرقته او مهاجمته من الهاكرز.

19 – يفضل وضع توقيع Signature لرسالتك حتى يتمكن مستلمين الرسالة من معرفتك بالاسم والمسمى الوظيفي والشركة وطريقة الاتصال بك وغيرها من معلومات التعريف، الهدف هو رفع الالتباس عند المستلم خاصة اذا كنت اول مره تراسله وقد يضنها رسالة اعلانية ويحذفها.

20 – اخيراً والاهم هو تشغيل القاموس Spell check في كل مرة تعدل الكتابة خاصة الرسائل الموجهة الى منصب اداري اعلى منك. انا في كثير من الاحيان اكتب الرسالة على الـ Word ومن ثم نقله الى الرسالة او حتى ارسلها الى بريدي الثاني للتأكد من الرساله مثالية بمحتواها. لاتستجعل بضغط ارسل وتانى دقيقة او اثنتين للتأكد من القواعد والاملاء الصحيح لان الرسالة تمثلك شخصياً. طبعا التدقيق عادة يكون بعد كتابة المسودة يعني لا تضيع وقتك بالتدقيق والمراجعة وانت لازلت لاتعرف هدف راسلتك او لازلت في منتصفها.

لقد اصبح التواصل الفعال الان مهما كانت طريقته اكثر اهمية من ذي قبل، وذلك لان العلاقات التي تتم خلال العمل، يعتمد معظمها على التواصل، فالشركات تحتاج الى موظفين يمكنهم ان يتواصلوا بامانة وصراحة وبحزم ليتمكنوا من ان يضيفوا المزيد الى عملهم وقيمتهم وبالتالي مستقبل زاهر للجميع. ان التواصل الفعال يعتبر بمثابة الخرسانة التي تشد أجزاء اي مؤسسة معاً وهو بمثابة الاساس الذي يبنى عليه العمل الجماعي الناجح، والعلاقات الجيدة مع العملاء. وليس غريب ان يجد الموظفين القادرين على التواصل بنجاح في اعلى المناصب القيادية.

أخيراً لاتنسوا الدعاء ولو بظهر الغيب لي ولوالدي (رحمه الله) والحمد لله رب العالمين.

محمد صلاح الطائي

Similar Posts:

{ 10 comments… read them below or add one }

1 Ba7eth August 7, 2009 at 1:31 AM

ماشاء الله تبارك الله …نقاط في الصّميم…أتمنى أن يقرأها الإخوة ويعوها ففيها من الخبرة والفائدة الكثير. ذكرت عنّا نحن العرب نقطة حبنا للمشاكل وذكرت الحلّ عدّ قبل أن تردّ. هذا فرق لاحظته بيننا وبين الأمم غيرنا وليس بيننا وبين الغرب فقط.

reply all and send to wrong address

مشكلتان حقيقيّتان وقعت شخصيّاً في الارسال للكل. ووقع زميل لي في الارسال الى العنوان الخطأ بسبب حاصيّة الاكمال. وهي مشكلة لها عواقب سيئة في بعض الاحيان اذا ان المعلومات يفترض ان تكون خاصة بالشركة فيتم ارسالها الى شركة اخرى.

لهذا يفضّل التّأنّي قبل الضغط على ارسال.

أحب أن اضيف نقطة الارسال الى مجموعة في حالة موظفي المبيعات. ما يحصل أنّه يقوم المرسل بوضع جميع العنوان في النسخة الكربونية مما يؤدي إلى اطلاع الجميع على العناوين الشركات تفضل في كثير من الاحيان ان لا يعرف احد عن بعض او كل زبائنها فيقوم الموظف نتيجة لخطأ كهذا باهدائها للجميع.

اذا اردت المرسل ارسال رسالة الى مجموعة من الاشخاص من خارج شركته فيفضل استخدام ال
bcc

  (Quote)

Like or Dislike: Thumb up 5 Thumb down 2

Reply

2 Mohammed Al-Taee August 7, 2009 at 11:33 AM

@Ba7eth

نعم، نقطة المبيعات تحدث كثيراً وطبعاُ يفضل استخدام برامج او اشتراكات خاصة للارسال الى مجموعات، حالياً لموقعي انا استخدم
MailChaimp.com
وسمعت بوجود خدمات متميزة لخرى مثل
icontact & Awber

أنا حتى عند الارسال لاصدقائي استخدام خاصية
BCC

شكراً على المرور الطيب

  (Quote)

Hot debate. What do you think? Thumb up 5 Thumb down 4

Reply

3 Zaid Falah Baqer August 10, 2009 at 2:13 PM

نصائح مفيدة محمد ..شكراً

  (Quote)

Hot debate. What do you think? Thumb up 6 Thumb down 3

Reply

4 كويس June 23, 2010 at 7:36 AM

مشكور يا ابو كرفته على النقاط القيمة و الجميلة

  (Quote)

Like or Dislike: Thumb up 4 Thumb down 2

Reply

5 Mohamed Abd el Sattar January 3, 2012 at 2:40 AM

جزاك الله خيراً ورحم والدك، ونفع بك وبعلمك

  (Quote)

Like or Dislike: Thumb up 4 Thumb down 2

Reply

6 Ahmed.Mustafa February 20, 2012 at 4:27 AM

I’m really proud of you sir, and i appreciate your great assistance for us.
Thanks,

  (Quote)

Like or Dislike: Thumb up 4 Thumb down 1

Reply

7 mohamed October 31, 2013 at 8:44 PM

شكرا جزيلا على النصائح المفيده ا/محمد

  (Quote)

Like or Dislike: Thumb up 3 Thumb down 2

Reply

8 Dalal May 25, 2014 at 12:06 PM

حلويين كتير النقاط وجدا مفيديييين يعطيك العافية !!

  (Quote)

Like or Dislike: Thumb up 0 Thumb down 0

Reply

9 كاريوس June 23, 2014 at 6:24 PM

أنة رائع

  (Quote)

Like or Dislike: Thumb up 0 Thumb down 0

Reply

10 halim maafa June 25, 2014 at 3:51 PM

جزاك الله خيراً ورحم والدك، ونفع بك وبعلمك

  (Quote)

Like or Dislike: Thumb up 0 Thumb down 0

Reply

Leave a Comment

CommentLuv badge

 

Previous post:

Next post:


Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /home/content/h/a/m/hamodibmc/html/Blog/wp-content/plugins/cute-profiles/processors/cute_1.php on line 25